Gmina Więcbork

Kontrola Biura Obsługi Oświaty Samorządowej

Na podstawie Uchwały nr VI/43/03 Rady Miejskiej w Więcborku z dnia
28.02.2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Więcbork Zespół Kontrolny w składzie:
- Przewodniczący  – Ireneusz Balcer,
- Członek   – Grażyna Sowińska,
- Członek   – Waldemar Kuszewski,
działając z upoważnienia Rady Miejskiej z dnia 06.02.2007 roku i 12.02.2007 roku przeprowadził kontrolę w Biurze Obsługi Oświaty Samorządowej w celu wyjaśnienia przyczyn powstania zadłużenia w ZUS w roku 2006
Kontrolę przeprowadzono w dniach 12 i 16 lutego 2007 roku.
Odpowiedzialnym za kontrolowaną jednostkę jest Pan Adam Ostrowski (dyrektor BOOS).

 Zespół Kontrolny w celu wyjaśnienia powstania zadłużenia w roku 2006 postanowił ustalić, jaki stan zobowiązań był w Oświacie na dzień 31.12.2005 roku. Zespół przeanalizował następujące dokumenty:
- sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego Rb-28S sporządzonego na dzień 31.12.2005 roku przez BOOS (zał. nr 1),
- kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń Rb-Z sporządzonego na dzień 31.12.2005 roku przez BOOS (zał. nr 2),
- wyciąg ze sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego Rb-28S sporządzonego na dzień 31.12.2005 roku przez Skarbnika Gminy Więcbork (zał. nr 3).
 Na podstawie w. w. dokumentów Zespół stwierdził niezgodności polegające na zakwalifikowaniu zobowiązań. BOOS w sprawozdaniu Rb-28S wykazał wszystkie zobowiązania jako niewymagalne (łącznie na kwotę 369 814,71 zł), natomiast w sprawozdaniu Rb-Z powyższe zobowiązania zakwalifikował w całości jako wymagalne. Skarbnik Gminy – Pan Władysław Rembelski, wszystkie wykazane przez BOOS zobowiązania w swoim sprawozdaniu zakwalifikował jako wymagalne. Skarbnik zapytany, na jakiej podstawie zmienił kwalifikację zobowiązań odpowiedział, że ustalał to telefonicznie z dyrektorem BOOS. Powiedział również, że poprosił o dostarczenie skorygowanego sprawozdania Rb-28S. Jednak w dniu przeprowadzanej kontroli nie posiadał tegoż sprawozdania. Z w. w. dokumentów wynikało, że stan zadłużenia wobec ZUS-u (zobowiązania wymagalne) na dzień 31.12.2005 roku wynosił 236 488zł. Zespół próbował ustalić czy zadłużenie to zostało uwzględnione w projekcie budżetu oświaty na 2006 rok. Dyrektor BOOS na tak postawione pytanie odpowiedział, że do tej pory nigdy nie było zgody na uwzględnianie zadłużenia w projektach budżetu na następny rok. Dopiero w projekcie budżetu na rok 2007 uzyskał aprobatę na umieszczenie zadłużenia w budżecie. Zobowiązania wymagalne wg sprawozdania Rb-28S sporządzonego przez BOOS na dzień 31.12.2006 roku (zał. nr 4) wynosiły 622 633,64zł (w tym wobec ZUS-u 607 821,23zł).
 W następnej kolejności Zespół postanowił wyjaśnić, z czego wynikł wzrost zadłużenia w roku 2006, pomimo, że był to pierwszy rok, w którym został zrealizowany plan budżetu oświaty w 100%. Dyrektor BOOS próbował uchylić się od odpowiedzi na to pytanie. W tej sytuacji Zespół poprosił o udzielenie odpowiedzi Głównego Księgowego BOOS - u Pana Wojciecha Kołsuta. Księgowy oświadczył, że w roku 2006 nie nastąpił wzrost zadłużenia, gdyż rzeczywisty stan zobowiązań na koniec 2005 roku był znacznie wyższy niż wykazano to w sprawozdaniu Rb-28S (zał. nr 1). Wykazano to dopiero w bilansie za 2005 rok. W związku z powyższym Zespół poprosił o udzielenie pisemnej odpowiedzi na następujące pytania:
- jakie było wykonanie planu budżetów w latach 2002-2006,
- jakie koszty poniesiono w związku z nieterminowym płaceniem zobowiązań wobec ZUS-u w latach 2003-2006,
- jaki był rzeczywisty stan zobowiązań na koniec roku 2005,
- z czego wynikała rozbieżność stanu zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28S (zał. nr 1), a bilansem sporządzonym przez BOOS za 2005 rok (zał. nr 5).
 Na podstawie otrzymanej odpowiedzi z BOOS (pismo nr BOOS 093-2/07 – zał. nr 6) ustalono, że:
- od roku 2002 do 2005 nie wykonano żadnego planu budżetu oświaty w 100%, wykonanie wynosiło: w 2002 – 79,95% planu, w 2003 – 89,69%, w 2004 – 98,53%, w 2005 – 92,93% planu, co w znacznym stopniu powodowało generowanie zadłużenia,
- z tytułu niezapłaconych zobowiązań wobec ZUS-u na przestrzeni lat 2003-2006 budżet Gminy został obciążony dodatkowymi kosztami w kwocie 427 879zł (w tym: z tytułu odsetek 362 803zł, z tytułu kosztów postępowania 65 078zł),
- rzeczywisty stan zobowiązań na dzień 31.12.2005 roku wynosił 1 700 710,19zł (w tym: 810 633,84zł z tytułu zobowiązań zaległych wobec ZUS-u oraz 67 059,35zł zobowiązań zaległych wobec dostawców materiałów i usług),
- różnica wykazanych zobowiązań pomiędzy sprawozdaniem Rb-28S sporządzonym na dzień 31.12.2005 roku a bilansem sporządzonym dnia 31.03.2006 roku wynika z błędu polegającego na tym, że do dnia 31.01.2006 roku nie zostały zweryfikowane salda kont księgowych. W bilansie za 2005 rok wykazano zobowiązania na kwotę 1 700 686,00 zł (w tym wobec ZUS-u 1 022 995,00zł).
 Wyżej wymienione niezgodności nie zostały zauważone przez Skarbnika. Na pytanie skierowane do Skarbnika, co powinien Pan zrobić w przypadku wykrycia takich niezgodności. Pytany odpowiedział, że powinien wystąpić do Burmistrza o ukaranie dyrektora BOOS - u. Skarbnik powiedział również, że podobne sytuacje nie miały miejsca w innych jednostkach budżetowych Gminy Więcbork oraz, że niedopuszczalne jest, aby takie różnice miały miejsce.
  Zespół postanowił ustalić, kto posiadał wiedzę o faktycznej sytuacji w oświacie dotyczącej zobowiązań. Dyrektor BOOS zeznał, że informował ustnie Burmistrza i Skarbnika o zadłużeniu, kiedy składał projekt budżetu na 2007 rok z datą 06.11.2006 roku (zał. nr 7) oraz, że w projekcie tym uwzględnił już przewidywane zadłużenie na około 600 000zł. Skarbnik Gminy zaprzeczył jednak, że uczestniczył w takiej rozmowie. Wg niego o zaistniałej sytuacji dowiedział się od Przewodniczącego Rady Miejskiej Józefa Kujawiaka po posiedzeniu Komisji Oświaty Kultury i Sportu dnia 21.12.2006 roku. Jak zeznał po tej informacji odbył rozmowę telefoniczną z dyrektorem BOOS - u w celu ustalenia czy w związku z zaistniałym faktem zadłużenia w ZUS musi zwiększyć deficyt budżetowy o wspomnianą kwotę. Jednak dyrektor BOOS poinformował go, że kwota ta jest już uwzględniona w projekcie budżetu.
 Na pytanie skierowane do dyrektora BOOS - u dlaczego nie informował Pan Rady Miejskiej o problemach finansowych w oświacie, odpowiedział, że postępował zgodnie z podległością służbową, czyli informował Burmistrza. Brak jest jakichkolwiek dokumentów potwierdzających przekazywanie takich informacji.
 Po analizie zestawienia wpływów środków finansowych przekazywanych przez Skarbnika do BOOS - u w 2006 roku (zał. nr 8) Zespół skierował pytanie do Skarbnika: z czego wynika nieproporcjonalnie wysoki wpływ w miesiącu wrześniu? Pytany odpowiedział, że zwiększone środki miały być przeznaczone na spłatę zobowiązań wymagalnych wobec ZUSu.
Wnioski i zalecenia:
1. Zaleca się, aby dyrektorzy jednostek budżetowych informowali Radę Miejską przed opracowaniem projektu nowego budżetu na kolejny rok o przewidywanych zobowiązaniach wymagalnych na koniec roku budżetowego z uwzględnieniem bieżącego wykonania budżetu jednostki.
2. Zaleca się, aby dyrektorzy jednostek budżetowych w części opisowej projektów budżetu wyszczególniali wysokość ewentualnych zobowiązań wymagalnych ujętych w tym dokumencie.
3. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, że większość informacji pomiędzy BOOS - em a Burmistrzem i Skarbnikiem była przekazywana ustnie. W związku z tym brak jest dokumentacji umożliwiającej wykazanie, kto i kiedy był poinformowany o występującym zadłużeniu. Dlatego zaleca się, aby wszelkie informacje tego typu przekazywane były w formie pisemnej.
4. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. 2006 nr 115 poz. 781) sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego Rb-28S winno być sporządzane co miesiąc. Do tej pory BOOS sporządzał to sprawozdanie kwartalnie. Spowodowało to, że informacja o zobowiązaniach wymagalnych powstałych w ostatnich miesiącach roku 2006 została wykazana dopiero po zakończeniu roku budżetowego. Zaleca się sporządzanie ww sprawozdań miesięcznie, co uniemożliwi dezinformację, jaka miała miejsce w 2006 roku.
5. W związku ze stwierdzeniem niedopuszczalnych różnic w sprawozdaniu Rb-28S i bilansem za 2005 rok, zaleca się Skarbnikowi Gminy dokładne przeanalizowanie zgodności sprawozdania Rb-28S za 2006 rok z bilansem, który zostanie sporządzony do końca marca 2007 roku za rok 2006 oraz poinformowanie Rady Miejskiej o wyniku tej analizy.